Gestion de la documentation qualité avec le logiciel Qualidoc

1. Introduction

Il est surprenant que l´on trouve normal d´avoir des logiciels pour gérer des parcs d´instruments de mesure et rien pour gérer la documentation papier. Pourtant, tous les environnements normatifs exigent que l´on révise périodiquement la documentation (à l´image du suivi effectué sur les instruments de mesure). Et, paradoxalement tout le monde dit « crouler sous la documentation » alors que personne ne dit « crouler sous les instruments de mesure »... Dans les lignes qui suivent un projet de logiciel pour la gestion documentaire (Qualidoc) est présenté. Celui-ci a été développé dans une optique simplement pédagogique.

2. Le logiciel QUALIDOC

S´agissant de la gestion documentaire, l´environnement normatif est très contraignant pour les entreprises, citons simplement :

critère 5 pour les normes ISO 9000 ;
chapitre 4 pour l´ISO/CEI 17025.

Fig. 1. - Interface Qualidoc (sous Windows).
(Cliquez sur l´image pour l´agrandir)

Outre une réduction significative des enregistrements sous forme papier concernant la circulation des documents, Qualidoc permet :

de gérer la documentation existante ;
d´assurer la cohérence de la documentation ;
de planifier la révision des documents ;
de gérer les diffusions ;
de gérer l´élaboration des documents ;
de consulter et d´archiver toutes les révisions ;
de rendre accessible la documentation qualité à travers un intranet.

Gérer la documentation existante

Qualidoc est prévu pour intégrer directement dans sa gestion les documents existants développés dans leurs applications bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Aucune modification de la documentation n´est donc nécessaire.

Assurer la cohérence

Qualidoc donne une vision synthétique du système documentaire par une représentation sous forme arborescente. Les saisies au moyens d´assistants procurent une cohérence des informations renseignées.

Planifier la révision des documents

La vue arborescente permet de repérer au moyens d'icônes de couleur les documents à réviser. D'autre part, Qualidoc permet d'éditer des états concernant les documents à réviser entre deux dates, les documents en retard de révision, etc. Ces états peuvent être exportés dans différents formats (CSV, HTML, XLS) et/où expédiés automatiquement par courriel.

Gérer les diffusions

L´ensemble des diffusions de chaque document et pour chaque révisions sont mémorisées ainsi que les accusés de réception associés. D'autre part, Qualidoc facilite les travaux d'expédition de document par internet en préformatant les courriels avec les fichiers que vous souhaitez expédier.

Gérer l'élaboration

Qualidoc gère l´ensemble des interventions lors du cycle d´élaboration du document depuis sa rédaction jusqu´à son approbation.

Consulter et archiver

Qualidoc permet de visualiser la documentation à l´aide des outils bureautiques et de retrouver et consulter très simplement toutes les révisions.

Générer automatiquement l´intranet qualité de votre entreprise

Qualidoc génère automatiquement le système de fichiers au format HTML qui permettra au personnel de l´entreprise de consulter la documentation qualité.

Fig. 2. - Mise à disposition de la documentation qualité via un intranet (exemple sous Linux).
(Cliquez sur l´image pour l´agrandir)

3. Télécharger Qualidoc

Il est possible d'utiliser Qualidoc en allemand, anglais, espagnol, français, italien et portuguais. Pour changer de langue, cliquez sur le drapeau en bas de l'écran comme indiqué sur la figure 3. La traduction en espagnol a été réalisée avec l'aide de la société Cely Industrial SCCL. À partir de la version 2.20, le logiciel Qualidoc intègre la stratégie de sécurisation DTSS.

Fig. 3. - Modification de la langue de Qualidoc.

Avertissement : ce logiciel est fourni ici à des fins purement pédagogiques, pour donner un exemple de gestion documentaire. Celui-ci a été développé indépendamment de tout moteur de base de données commercial, ce qui le destine davantage à la gestion de documentations de tailles réduites. Ce logiciel n'a pas vocation à remplacer un logiciel professionnel. Si vous l'utilisez dans un contexte professionnel (ce qui n'est pas recommandé) il faut être conscient que celui-ci n'est pas garanti, que la responsabilité de son auteur ou de ses contributeurs ne saurait être engagée en aucune manière, qu'aucune maintenance ne sera faite en cas de pertes de données et donc que vous l'utilisez en conscience à vos risques et périls.

4. Aide en ligne

Dossiers disponibles (à suivre...)

N°	Titre
1	Création d'une documentation
2	Création d'une documentation consultable sur navigateur internet
3	Filtrage des éléments de l'arborescence
4	Utilisation des favoris
5	Manipulations sur les fichiers et envois par courriel
6	Utilisation des chemins relatifs
7	Association de programmes

5. Données gérées par Qualidoc

La page figurant en lien ci-dessous présente la structure globale des données sur Qualidoc. Dans celle-ci, les données sont réparties en deux catégories :

les données liées au logiciel Qualidoc enregistrées sur votre plateforme (cadres repésentés sur fond vert sur le schéma) ;
les données liées à votre système documentaire (cadres représentés sur fond bleu sur le schéma).

Modèle logique des données sur Qualidoc